Comment fonctionne Glicéo, en 6 étapes

Tout commence par une activation rapide. Vous nous transmettez les informations clés de votre club (nom, patinoire, président, trésorier, statuts) via le formulaire de la page activer mon club. Un échange de 30 minutes permet de valider vos besoins, votre calendrier et vos contraintes spécifiques.

L'équipe Glicéo configure ensuite votre espace de gestion : votre patinoire, vos formules de cotisation, vos niveaux, vos créneaux de cours, votre structure tarifaire, votre staff et vos rôles (président, trésorier, secrétaire, coach, bénévole). Cette préparation est faite avec vous, pas à votre place : vous gardez la main sur chaque paramètre.

À la fin de cette étape, votre espace est prêt à accueillir vos adhérents. Vous recevez vos identifiants président, vous pouvez inviter votre staff, et vous découvrez votre tableau de bord avec un parcours guidé.

Ce que vous obtenez

• Un espace club personnalisé à votre identité (logo, couleurs, vitrine publique optionnelle)
• Vos rôles staff configurés, avec permissions ajustables au cas par cas
• Un parcours d'onboarding interactif, étape par étape, accessible à tout moment

Glicéo récupère vos adhérents existants à partir de votre fichier actuel, qu'il s'agisse d'un export de votre ancien outil, d'un tableur Excel ou d'un CSV. Notre équipe se charge du mapping des colonnes, du nettoyage des données, du dédoublonnage et du contrôle qualité.

Chaque fiche adhérent est enrichie avec les informations essentielles : état civil complet (nom de naissance, nom d'usage, date et lieu de naissance), coordonnées du représentant légal pour les mineurs, niveau de passage des lames, licence FFSG, filière sportive (loisir ou compétition). Aucune donnée de santé n'est hébergée par Glicéo.

Les adhérents sont rattachés à leurs formules, leurs groupes de niveau, leurs créneaux de cours. Les historiques de paiement de la saison en cours sont également importés pour assurer la continuité comptable.

Ce que vous obtenez

• Vos adhérents migrés, prêts à se connecter à leur espace personnel
• Une fiche détaillée par adhérent, accessible au staff selon les rôles
• L'historique de la saison en cours, sans rupture comptable

Vous créez une campagne d'inscription pour la nouvelle saison en quelques minutes. Vous choisissez la période d'ouverture, les formules proposées, les pièces justificatives demandées (licence FFSG, autorisation parentale, droit à l'image) et les conditions tarifaires.

Glicéo génère un lien public que vous partagez sur votre site, par email, par réseaux sociaux ou par QR code. Les familles s'inscrivent en ligne, remplissent leur dossier, déposent leurs documents et choisissent leur mode de paiement. Le système distingue automatiquement les réinscriptions des nouvelles inscriptions, et propose un pré-remplissage à partir de la saison précédente.

Côté staff, vous suivez l'avancement en temps réel : qui a payé, qui a déposé sa licence, qui doit être relancé. Les relances sont automatisées et personnalisables. À tout moment, vous pouvez fermer la campagne ou la prolonger.

Ce que vous obtenez

• Une campagne d'inscription publique, accessible 24h sur 24
• Un tableau de bord avec le suivi nominatif de chaque dossier
• Des relances automatiques pour les dossiers incomplets

Glicéo s'appuie sur un prestataire de paiement agréé pour l'encaissement en ligne. Votre club ouvre son propre compte d'encaissement (vérification d'identité, IBAN, justificatifs), et les fonds sont versés directement sur votre compte bancaire. Glicéo ne touche jamais à votre argent : nous prélevons uniquement une commission de service transparente sur chaque transaction encaissée.

Trois modes sont disponibles : carte bancaire (paiement immédiat), prélèvement SEPA en plusieurs fois (jusqu'à 10 échéances), et encaissement manuel (chèque, espèces, virement, chèque vacances). Pour le SEPA n fois, Glicéo gère pour vous les pré-notifications légales 14 jours avant chaque prélèvement, les relances en cas d'échec, et la mise à jour automatique des statuts.

Chaque paiement déclenche l'émission automatique des documents : justificatif systématique, facture si vous l'avez activée, reçu fiscal pour les dons éligibles. Les PDF sont envoyés par email au payeur et archivés dans l'espace adhérent et l'espace club.

Ce que vous obtenez

• Vos cotisations encaissées en ligne, directement sur le compte de votre club
• Le suivi automatique des échéances SEPA, des relances et des justificatifs
• Une comptabilité tenue en temps réel, sans double saisie

La saison se déroule dans Glicéo. Le pointage des présences se fait sur tablette en mode kiosque à l'entrée de la patinoire, sans intervention coach. Le staff visualise les absences en direct, peut relancer les parents, et exporter les statistiques d'assiduité.

Les stages internes, les passages des lames, les compétitions FFSG sont gérés nativement : création de l'événement, ouverture des inscriptions, encaissement, suivi des résultats. Pour les compétitions, l'import des engagements et des résultats FFSG est intégré.

La billetterie de gala fonctionne de la même façon : création de l'événement, configuration du plan de salle au niveau de la patinoire, vente en ligne, contrôle des billets à l'entrée. Toutes les ventes en ligne passent par notre prestataire de paiement agréé, et alimentent directement la comptabilité club.

Côté communication, le staff dispose d'une messagerie groupée vers les adhérents (par niveau, par groupe, par filière), de relances ciblées, et d'une boîte de réception interne pour les questions des parents. Pas de messagerie élève vers coach : la décision a été de canaliser via les staff.

Ce que vous obtenez

• Le pointage des présences sur tablette kiosque, sans friction
• La gestion intégrée des stages, passages des lames, compétitions et galas
• La comptabilité club alimentée en continu, avec exports CSV et FEC

En fin de saison, vous procédez à la clôture comptable. Glicéo génère pour vous le compte de résultat de l'exercice, le FEC conforme aux exigences fiscales, les exports des cotisations, des dons, des stages, des compétitions et de la billetterie. Les documents sont archivés et conservés 10 ans conformément à la loi.

La reconduction de saison est ensuite proposée en un assistant guidé. Glicéo pré-coche les adhérents susceptibles de revenir, vous décidez au cas par cas (renouveler, ne pas reproposer, attendre). Un brouillon est partagé en équipe, vous validez quand vous êtes prêts, et la nouvelle saison s'ouvre sans repartir de zéro.

Les formules, les niveaux et les créneaux peuvent être ajustés pour la nouvelle saison. Les contrats SEPA en cours sont prolongés automatiquement. Les justificatifs émis lors de la saison précédente restent consultables par chaque adhérent dans son espace.

Ce que vous obtenez

• Une clôture comptable complète : compte de résultat, FEC, exports
• Une reconduction guidée, qui évite la ressaisie intégrale du fichier adhérent
• Un historique préservé sur plusieurs saisons, accessible côté club et côté adhérent